Réunion du comité de la fête – 24 avril¶

Lowcal — Réunion préparatoire du 20 janvier 2026

Présent·es : Judith, Christophe, Jonas, François

1. Objectifs de la journée¶

La journée est pensée en deux temps, correspondant à deux objectifs distincts :

Fédérer et impliquer les futur·es membres de l’association\ Horaires : 10h → 16h ou 17h
Faire connaître l’UPOP à un public plus large\ Horaires : 16h ou 17h → minuit

2. Proposition de déroulé¶

2.1 Accueil¶

10h – 10h30

Accueil, café, échanges informels
Lancement de l’atelier cuisine
Préparation du repas du midi
Préparation de choses à grignoter pour l’apéro du soir
Atelier pouvant fonctionner en continu ou par roulement tout au long de la journée

2.2 Temps collectif – plénière¶

10h30 – 12h30 / 13h

Temps animé autour des questions suivantes :

Pourquoi sommes-nous là ? (en duo puis en collectif ?)
Que voulons-nous faire dans l’UPOP ?
Rappel de ce qui existe déjà
Comment chacun·e peut s’impliquer dans l’UPOP

2.3 Repas collectif¶

12h30 / 13h – 15h

2.4 Assemblée générale constitutive¶

15h – 16h

2.5 Ouverture au public¶

À partir de 16h ou 17h

Accueil continu¶

Une équipe tournante de trois personnes va au-devant des participant·es pour échanger
Présentation formelle de l’UPOP

Ateliers UPOP¶

17h – 19h

Trois ou quatre ateliers représentatifs de l’UPOP (par exemple : musique, bricolage, cuisine, etc.)

Cahier des charges des ateliers :

Activités pratiques et visibles
Accueil au fil de l’eau
Participation active
Circulation et partage de savoirs

2.6 Apéro¶

19h

Avec les préparations issues de l’atelier cuisine

2.7 Soirée¶

À partir de 20h

Formats possibles :

Bal trad, avec apprentissage des danses
Scène musicale ouverte, animée

Ces deux propositions peuvent être combinées.

3. Autres points discutés¶

3.1 Nombre de participant·es¶

30 à 40 personnes sur la journée
Jusqu’à 100 personnes le soir

3.2 Lieu¶

CCVA (avec plusieurs espaces dans la grande salle ?)
Autres propositions à étudier

3.3 Inscriptions¶

Faut-il mettre en place des inscriptions à l’avance pour la journée ?

4. Budget et modèle économique¶

La journée pourrait servir de modèle du futur fonctionnement de l’UPOP, éventuellement avec un système de monnaie-temps.

4.1 Dépenses¶

Nourriture, café et boissons pour l’apéro
Location de la salle
Bal trad et/ou scène ouverte
Une personne pour assurer le rôle de maître ou maîtresse de cérémonie
Une personne chargée de prendre des notes et de produire une restitution le soir
Et/ou mise en place de la « Gazup’ », gazette de la journée

4.2 Recettes¶

Repas du midi : 10 ou 15 €
Buvette le soir
Adhésions collectées dans la journée
Demande de soutien à la mairie
Autres pistes à explorer

5. Suite à donner¶

(après validation par le Vortex)

Préciser l’organisation du comité des fêtes de l’AG constitutive
Prévoir et organiser la buvette
Prévoir et organiser le lieu
Prévoir et organiser les inscriptions
Prévoir et organiser les ateliers
Prévoir et organiser la soirée
Prévoir et organiser l’AG (documents, déroulement, adhésions, etc.)
Prévoir et organiser l’atelier cuisine

Si tu veux, je peux aussi en tirer une version planning opérationnel, document de travail du comité, ou note de cadrage pour le Vortex.